Obavijest o privatnosti za korisnike administracije
Status: nacrt za pravni pregled. Tekst opisuje kako platforma radi na dan 24. listopada 2026. Tehnički opisi moraju ostati istiniti: kad se platforma promijeni, mijenja se i ovaj tekst. Mjesta označena s [PROVJERITI] ovise o činjenicama koje nisu potvrđene.
Ova obavijest ne zamjenjuje obavijest za posjetitelje (/Privacy). Za posjetitelje je voditelj obrade ustanova, a Smak kolektiv d.o.o. samo izvršitelj.
1. Na koga se odnosi
Ova obavijest odnosi se na osobe koje otvore račun na platformi Aristoqle ili u njoj rade za neku organizaciju, kao vlasnici ili urednici (dalje: vi).
Obavijest o posjetiteljima koji igraju sadržaje nalazi se na stranici Privatnost posjetitelja (/Privacy).
2. Voditelj obrade
Smak kolektiv d.o.o., [adresa], OIB [ ]
Kontakt za pitanja o privatnosti: [e-adresa] [PROVJERITI: ista adresa kao PRIVACY_CONTACT]
3. Koje podatke obrađujemo
| Kada | Podaci |
|---|---|
| Registracija | naziv organizacije i web-adresa; vrsta organizacije (npr. muzej, baština, priroda), ako je odaberete; vaše ime, prezime i e-adresa; lozinka, i to samo kao nepovratni kriptografski zapis (PBKDF2, 600 000 iteracija); odabrani jezik; verzija i vrijeme prihvaćanja uvjeta korištenja; stranica weba i kampanja s kojih ste došli, ako su navedene u poveznici |
| Vaš račun | korisničko ime; uloga (vlasnik ili urednik); vrijeme potvrde e-adrese; vrijeme zadnje promjene lozinke; je li vam već prikazan vodič kroz administraciju; tehnička oznaka sesije, koja se mijenja kad se promijeni lozinka ili uloga |
| Ako ih sami upišete | titula, funkcija, telefon, mobitel |
| Rad u administraciji | tko je pokrenuo izradu umjetnom inteligencijom, kada, koji korak i koliko je koštao; tko je i kada sadržaj označio provjerenim ili vratio u nacrt; tko je dodijelio kredit |
| Zahtjev za ponudu | službeni naziv i adresa organizacije, država, PDV broj i rezultat njegove provjere u sustavu VIES (naziv i adresa koje VIES vrati, broj upita), e-adresa za račune, treba li narudžbenica, naziv EU projekta, željeni početak i vaš opis potreba; tko je zahtjev poslao |
| "Prijavi problem" | vrsta prijave (nešto ne radi, pitanje, prijedlog) i vaš tekst; stranica na kojoj ste bili, oznaka pogreške (ako ste prijavu poslali sa stranice pogreške), preglednik i jezik; vaše korisničko ime i e-adresa, na koju vam odgovaramo |
| Pogreške koje vidite | kad vam aplikacija prikaže pogrešku s oznakom: oznaka, vrijeme, adresa stranice, vaše korisničko ime i organizacija, vrsta i opis pogreške |
| Zaštita od zlouporabe | pseudonimizirani zapis mreže s koje ste se registrirali (vidi točku 5); pseudonimizirani zapis vaše e-adrese i domene nakon dodjele početnog kredita; brojači pokušaja prijave i registracije, samo u radnoj memoriji |
| Zapisi poslužitelja | skraćena IP adresa. Puna adresa bilježi se samo kratkotrajno, pri tehničkoj pogrešci |
Ne prikupljamo datum rođenja, adresu stanovanja, lokaciju ni podatke o plaćanju karticom.
4. Svrhe i pravne osnove
| Svrha | Pravna osnova (GDPR čl. 6.) |
|---|---|
| Otvaranje i vođenje računa, prijava, potvrda e-adrese, obnova lozinke, pružanje usluge | izvršenje ugovora (t. 1.b) |
| Obračun AI kredita i plaćenih planova; podsjetnici o isteku plana | izvršenje ugovora (t. 1.b) |
| Ponuda za plaćeni plan, na vaš zahtjev | radnje prije sklapanja ugovora (t. 1.b) |
| Provjera PDV broja u sustavu VIES; računi i poslovne knjige za plaćene planove | pravna obveza (t. 1.c) [PROVJERITI: za VIES možda legitimni interes] |
| Odgovor na vašu prijavu problema, pitanje ili prijedlog | legitimni interes (t. 1.f): podrška korisnicima i ispravljanje pogrešaka |
| Sprječavanje zlouporabe: višestrukih besplatnih računa, automatizirane registracije i pogađanja lozinki | legitimni interes (t. 1.f): zaštita usluge i troškova koje uzrokuje zlouporaba |
| Sigurnost sustava i otklanjanje pogrešaka | legitimni interes (t. 1.f) |
| Dokaz o tome tko je odobrio sadržaj izrađen umjetnom inteligencijom | legitimni interes (t. 1.f) vaše organizacije i nas: urednička odgovornost |
| Postupanje po prijavama sadržaja i obavijest o uklanjanju sadržaja | pravna obveza (t. 1.c): Akt o digitalnim uslugama (Uredba (EU) 2022/2065), čl. 16. i 17. |
Ne šaljemo vam promidžbene poruke bez vaše privole i ne prodajemo podatke.
5. Provjera prije dodjele početnog kredita
Početni kredit za umjetnu inteligenciju dodjeljuje se tek nakon što potvrdite e-adresu i nakon što osoba iz našeg tima pregleda račun. Kao pomoć u toj odluci platforma prikazuje:
- vrstu domene vaše e-adrese: vlastita domena organizacije, besplatni servis (npr. gmail.com) ili servis za jednokratne adrese. Za to se koriste javni popisi domena;
- broj drugih registracija s iste mreže. Mreža je vaša IPv4 adresa ili, kod IPv6, prvih 64 bita adrese. Ne spremamo ni jedno ni drugo, nego samo zapis izračunat tajnim ključem (HMAC). Iz njega se adresa ne može iščitati, ali se može usporediti s drugim takvim zapisima. Briše se nakon 30 dana;
- broj drugih organizacija s istom domenom;
- je li ista e-adresa ili domena već dobila početni kredit. Da bi to bilo moguće i nakon brisanja računa, pri dodjeli se spremaju zapisi e-adrese i domene izračunati tajnim ključem. Adresa i domena ne spremaju se kao tekst. Ti se zapisi brišu nakon 3 godine.
Odluku donosi osoba, a ne sustav. Platforma sama ne odbija i ne odobrava kredit. Odbijanje kredita ne ukida račun: račun radi dalje bez umjetne inteligencije. Ovoj provjeri možete prigovoriti (točka 11).
6. Kome podaci odlaze
| Primatelj | Zašto | Koji podaci | Gdje |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH [PROVJERITI] | poslužitelj i pohrana | svi podaci iz točke 3 | [Njemačka / Finska] [PROVJERITI] |
| Mailjet SAS [PROVJERITI] | slanje poruka platforme | vaša e-adresa, ime i sadržaj poruke | Europska unija [PROVJERITI] |
| OpenAI [PROVJERITI: pravna osoba] | izrada sadržaja umjetnom inteligencijom | samo materijal koji vi pošaljete na obradu te pseudonimizirana oznaka organizacije (HMAC), kako bi pružatelj mogao ograničiti zlouporabu jedne organizacije. Vaše ime, e-adresa i korisničko ime ne šalju se. | SAD |
| Europska komisija, sustav VIES | provjera PDV broja iz zahtjeva za ponudu | PDV broj organizacije i naš PDV broj kao podnositelja upita | Europska unija |
| knjigovodstveni servis, porezna uprava [PROVJERITI] | vođenje poslovnih knjiga | podaci s računa za plaćene planove | Hrvatska |
Kad pokrenete izradu umjetnom inteligencijom, dokumenti, tekstovi i web-stranice koje navedete šalju se pružatelju usluge umjetne inteligencije. Ne šaljite na obradu materijale s osobnim podacima koje ne smijete proslijediti.
Stranice administracije ne učitavaju ništa s tuđih poslužitelja: fontovi, ikone i skripte poslužuju se s našeg poslužitelja.
7. Prijenos izvan Europskog gospodarskog prostora
Pružatelj usluge umjetne inteligencije ima sjedište u SAD-u. Prijenos se temelji na [Okviru za privatnost podataka EU–SAD / standardnim ugovornim klauzulama]. [PROVJERITI]
8. Koliko dugo čuvamo podatke
| Podaci | Rok |
|---|---|
| Račun i podaci iz registracije | dok račun postoji; nakon zatvaranja ili brisanja najdulje 30 dana, a u sigurnosnim kopijama još [14] dana |
| Račun čija e-adresa nije potvrđena | briše se nakon 30 dana |
| Zatvoreni račun | briše se sa svim sadržajem i medijima 30 dana nakon zatvaranja, bez obzira na to je li ga zatvorio vlasnik ili mi |
| Odgovor na pitanje pri zatvaranju računa (razlog, vaš tekst, plan, koliko ste dana bili klijent) | čuva se i nakon brisanja računa, bez veze s računom i osobom; ne upisujte u njega osobne podatke |
Javni demo (/demo): adresa stranice koju ste zalijepili, igre izrađene od nje i zapis mreže izračunat tajnim ključem |
igre i adresa brišu se nakon 48 sati, zapis o izradi nakon 3 dana; ako otvorite račun, igre prelaze u njega |
| Koraci registracije i korištenja za lijevak (npr. "potvrdio adresu", "prva cjelina"; bez imena i adresa) | dok račun postoji; nakon brisanja bez veze s računom |
| Zapis mreže iz registracije | 30 dana |
| Zapisi e-adrese i domene nakon dodjele početnog kredita | 3 godine |
| Brojači pokušaja prijave i registracije | do 1 sata, samo u radnoj memoriji |
| Evidencija odobravanja sadržaja | dok račun postoji |
| Evidencija potrošnje AI kredita (trošak i naplata svakog poziva) i dodjela kredita | dok račun postoji; nakon brisanja računa ostaje bez veze s organizacijom i osobom (bez korisničkog imena i bilješki), radi usklađivanja s računima pružatelja usluge umjetne inteligencije |
| Zahtjev za ponudu | dok račun postoji [PROVJERITI: rok nakon što je ponuda poslana] |
| Prijave problema, pitanja i prijedlozi | 180 dana nakon što su riješeni |
| Zapisi pogrešaka koje ste vidjeli | 90 dana |
| Poruke u redu za slanje | adresa primatelja briše se čim je poruka poslana; zapis o poruci 30 dana |
| Odluke o prijavljenom sadržaju (uklanjanje i vraćanje cjeline, osnova i obrazloženje) | dok račun postoji |
| Računi i poslovne knjige | [11 godina] prema propisima o računovodstvu [PROVJERITI] |
| Zapis o prihvaćanju uvjeta | dok račun postoji i [5 godina] nakon toga, radi eventualnih sporova [PROVJERITI: platforma ga zasad briše s računom] |
| Zapisi poslužitelja | ograničeni su veličinom (pet datoteka od 10 MB po dijelu sustava) i sami se prepisuju; zapis aplikacije pri svakom ažuriranju sprema se na poslužitelju i čuva 30 dana |
9. Kolačići i lokalna pohrana
Administracija koristi samo nužne kolačiće:
- Prijava: pamti da ste prijavljeni. Traje 8 sati od zadnje radnje ili dok se ne odjavite.
- Jezik administracije: pamti odabrani jezik, do godinu dana.
- Sigurnost obrazaca: štiti od lažnog slanja obrazaca. Nestaje kad zatvorite preglednik.
Samo za naše administratore postoji još kolačić koji tijekom održavanja platforme omogućuje rad dok je platforma drugima zatvorena (do 3 dana).
U pohrani vašeg preglednika (ne na našem poslužitelju) pamte se samo postavke prikaza: širina izbornika, otvorene grane u izborniku i jeste li zatvorili obavijest o održavanju.
Nema oglasnih ni analitičkih kolačića.
10. Poruke koje vam šaljemo
Platforma šalje samo poruke potrebne za rad računa:
- potvrdu e-adrese i pozivnicu novom korisniku;
- obnovu lozinke;
- potvrdu zatvaranja računa;
- obavijest da je AI kredit odobren;
- upozorenja kad se približite mjesečnom broju posjeta uključenom u plan;
- podsjetnike o isteku plana: 30, 7 i 1 dan prije isteka te nakon isteka (samo vlasnicima);
- obavijest da je cjelina uklonjena s javnog pristupa nakon prijave, s obrazloženjem, i obavijest da je ponovno dostupna (samo vlasnicima);
- odgovor na vašu prijavu problema, pitanje ili prijedlog;
- obavijesti o izmjenama uvjeta.
Planirano održavanje najavljujemo u administraciji. Broj poruka ograničen je po primatelju i po danu.
11. Vaša prava
Imate pravo zatražiti:
- pristup svojim podacima i njihovu kopiju;
- ispravak netočnih podataka. E-adresu i lozinku mijenjate sami na stranici "Moj račun", a ostale podatke o korisnicima mijenja vlasnik računa u popisu korisnika;
- brisanje podataka, ako za njihovo čuvanje više ne postoji osnova;
- ograničenje obrade;
- prijenos podataka koje ste nam dali. Sadržaj svake cjeline možete i sami preuzeti u bilo kojem trenutku ("Preuzmi sadržaj": tekstovi na svim jezicima u JSON-u te slike i zvuk), na svakom planu.
Obradi koja se temelji na legitimnom interesu (točke 4 i 5) možete prigovoriti.
Zahtjev pošaljite na [e-adresa]. Odgovaramo u roku od mjesec dana. Ako smatrate da se vaši podaci ne obrađuju zakonito, možete podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (azop.hr) ili nadzornom tijelu u svojoj zemlji.
12. Sigurnost
Mjere zaštite:
- sav promet je šifriran (HTTPS);
- lozinke se spremaju samo kao nepovratni zapis;
- podaci svake organizacije odvojeni su od podataka drugih;
- pokušaji pogađanja lozinke usporavaju se i privremeno blokiraju;
- promjena lozinke ili uloge prekida druge otvorene prijave;
- poveznice za potvrdu i obnovu lozinke su jednokratne i vremenski ograničene;
- baza podataka svakodnevno se kopira.
13. Izmjene
Ovu obavijest mijenjamo kad se promijeni način rada platforme. O bitnim izmjenama obavještavamo vlasnike računa e-poštom.
Vrijedi od [datum].